Администратор офиса(ов)

RIBAS Jewellery — это ювелирный бренд из Вильнюса, создающий изысканные современные украшения из золота, бриллиантов и редких цветных драгоценных камней.

Мы ищем энергичного, самостоятельного и инициативного человека, который присоединится к команде UAB «Business Group» (владеющей RIBAS Jewellery) и будет отвечать за бесперебойное функционирование повседневных операций и административных процессов в организации.

Вам нравится организовывать, наводить порядок и видеть результаты своей работы? Вы замечаете, что можно улучшить, предлагаете решения и принимаете меры? На этой должности мы оценим вашу инициативность, ответственность и способность выполнять работу от начала до конца.

Управление офисом

Обеспечение ежедневной работы офиса, необходимых инструментов и услуг.

Взаимодействие с поставщиками, сравнение предложений и координация согласованных заказов.

Прием гостей, обработка общих запросов, корреспонденции и отправок.

Помощь в организации встреч, поездок и внутренних мероприятий.

Управление документами и информацией

Поддержание четкой структуры административных документов, договоров, контактов и шаблонов.

Подготовка документов в соответствии с утвержденными шаблонами, соблюдение сроков и координация необходимых действий.

Передача счетов-фактур и соответствующей информации в финансовый отдел.

Обеспечение точности, актуальности и конфиденциальности информации.

Координация приема, увольнения и учета активов сотрудников.

Координация подготовки рабочих мест новых сотрудников, оборудования и необходимых прав доступа.

Ведение актуального реестра прав доступа, подписок, телефонных номеров, оборудования и платежных карт, выданных сотрудникам.

Координация возврата активов и снятия прав доступа при увольнении сотрудников, а также получение согласований от ответственных лиц.

Сотрудничество с менеджерами, финансовым отделом и системными администраторами.

Улучшение административных процессов

Выявление операционных пробелов и предложение практических решений.

Создание и ведение простых журналов и контрольных списков, способствующих более эффективной работе команды.

Самостоятельное планирование работы в соответствии с согласованными приоритетами.

Своевременное информирование о препятствиях, предложение дальнейших действий и контроль выполнения задач до их завершения.

У вас есть опыт работы в сфере административного управления, координации мероприятий или аналогичной деятельности.

Вы инициативны: замечаете потребности и предлагаете решения.

Вы умеете работать самостоятельно: планируете свое время, берете на себя ответственность и выполняете поставленные задачи.

Вы увлечены своей работой: интересуетесь деятельностью организации, готовы к сотрудничеству и ищете способы внести свой вклад.

Вы умеете систематизировать информацию, расставлять приоритеты и координировать несколько задач одновременно.

Вы хорошо работаете с Excel или Google Sheets, документами, электронной почтой и календарями.

Вы свободно владеете литовским языком и хорошо знаете английский.

Вы внимательны, надежны, тактичны и понимаете, когда необходимо решение руководителя.

Опыт координации приема и увольнения сотрудников, ведения журналов или совершенствования административных процессов будет считаться преимуществом.

Универсальная должность, охватывающая административную работу всей организации «Бизнес-группы» UAB.

Пространство для проявления инициативы и возможность реализации практических предложений.

Четко определенные обязанности и приоритеты, согласованные с руководителем.

Сотрудничество с коллегами и менеджерами из разных подразделений.

Ежемесячная заработная плата 2400 евро до вычета налогов.

Если вам нравится проявлять инициативу, организовывать работу и обеспечивать движение дел вперед, мы ждем ваше резюме.

2400 €/мес. брутто

J. Jasinskio 14B Рассчитайте время в пути до работы.