Контроллер документов
2200-2700 €/мес.
брутто
Данные калькулятора CVbankas.lt.
Полный рабочий день
Зарубежная страна: Латвия
- COBELEC PS
Работа в COBELEC
Мы ищем специалиста по управлению документами, который будет отвечать за повседневные операции по контролю документации, обеспечивая строгое соблюдение правил именования, контроля версий, точности метаданных и управления рабочими процессами в нашей общей среде данных (CDE).
Подчиняясь руководителю отдела контроля документации, вы будете единственным источником достоверной информации о целостности и распространении проектной документации, будете проводить проверки качества, отслеживать передачу и циклы проверки, а также поддерживать основные реестры документов для обеспечения полной проверяемости и бесперебойного межфункционального взаимодействия на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Подчиняясь руководителю отдела контроля документации, вы будете единственным источником достоверной информации о целостности и распространении проектной документации, будете проводить проверки качества, отслеживать передачу и циклы проверки, а также поддерживать основные реестры документов для обеспечения полной проверяемости и бесперебойного межфункционального взаимодействия на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Требования
- Опыт работы в сфере управления документами, административной поддержки или координации офиса от 1 до 3 лет.
- Опыт работы в строительстве, железнодорожных или инфраструктурных проектах будет считаться преимуществом.
- Опыт работы с системами управления документами (СУБД), такими как SharePoint, Aconex, ASITE, Autodesk ACC.
- Хорошие навыки работы с MS Office, Outlook, PowerPoint, SharePoint; знание любой платформы EDMS будет считаться преимуществом.
- Профессиональное владение английским языком.
Компетенции
- Внимание к деталям.
- Адаптивность к цифровым технологиям.
- Управление временем.
Ключевые обязанности
- Оказывать помощь в составлении, форматировании и обновлении контролируемых документов (процедур, форм, шаблонов, руководств).
- Обеспечивать соответствие всех документов организационным и проектным стандартам, шаблонам и правилам именования.
- Отслеживать изменения и поддерживать точный контроль версий для всех типов документов.
- Проверять наличие в каждом документе необходимых атрибутов в соответствии с правилами проекта, включая номер версии, статус/пригодность для использования по назначению, коды дисциплины/автора и идентификаторы документа.
- Подготавливать, выдавать и отслеживать сопроводительные документы и пакеты документов.
- Загружать, обновлять и организовывать документы в системе управления документами (СУБД) или на утвержденных общих платформах.
- Проверять точность и полноту метаданных, тегов и индексации документов.
- Обеспечивать соответствие всех контролируемых документов внутренним требованиям к качеству и соответствию стандартам до их выпуска.
- Проводить проверки полноты и форматирования перед отправкой, включая правильность папки, правильное именование пакета, необходимые вложения, шаблоны и требования к качеству PDF-файлов, где это применимо.
- Поддержка процесса отклонения и возврата не соответствующих требованиям документов в соответствии с процедурой проекта, регистрация причин отклонения и отслеживание повторных заявок до их закрытия.
- Помощь руководителю отдела контроля документации в ведении основных реестров документов и отслеживании входящих, исходящих, замененных версий и статуса результатов.
- Проверка статуса информации и кодов соответствия перед обменом/публикацией, обеспечение наличия и отслеживаемости утверждений.
- Обеспечение сохранения журнала аудита путем использования правильных функций ACC/Asite для замены и переутверждения версий, избегая «осиротевших» версий или неправильно связанных контейнеров.
- Мониторинг рабочих процессов проверки и утверждения документов для обеспечения своевременного завершения.
- Связь с ответственными рецензентами или утверждающими лицами при наличии незавершенных действий.
- Поддержание и обновление списков рассылки документов по мере необходимости.
- Уведомление заинтересованных сторон о новых релизах, обновлениях и предстоящих сроках проверки или истечения срока действия.
- Координировать циклы проверки и закрытия комментариев, отслеживая отзывы рецензентов, сроки выполнения, просроченные действия и требования к повторной публикации в соответствии с рабочим процессом.
- Поддерживать консолидацию комментариев и обеспечивать привязку ответов к правильной редакции и отправке.
- Оказывать поддержку во время внутренних и внешних аудитов путем своевременного поиска документов.
- Сотрудничать с межфункциональными командами (инженерный отдел, отдел кадров, отдел контроля качества, проектный отдел и т. д.) для сбора и проверки необходимой документации.
- Оказывать помощь в адаптации и обучении пользователей процессам управления документами и использованию системы.
- Рекомендовать улучшения процедур, шаблонов и рабочих процессов управления документами.
- Поддерживать процессы конфигурации/изменения, обеспечивая надлежащую регистрацию базовых версий документов, устаревшей информации и утверждений в соответствии с указаниями руководителя отдела управления документами.
- Составлять периодические отчеты для руководителя отдела управления документами, включая объемы входящих/исходящих документов, просроченные проверки, статистику отклонений и проверки состояния реестров.
- Поддержка доступа на основе ролей и ведение списков рассылки в соответствии с указаниями руководителя отдела контроля документации и правилами информационной безопасности.
- Обеспечение единообразного заполнения обязательных полей метаданных в соответствии с соглашениями об именовании проектов и реестрами.
- Поддержка выполнения ежедневных задач CDE, включая передачу документов, рабочие процессы проверки, утверждения, публикацию, контролируемое распространение и замену версий документов.
Мы предлагаем
- Возможность долгосрочного трудоустройства в рамках одного из крупнейших в Европе проектов железнодорожной инфраструктуры (Rail Baltica).
- Возможность присоединиться к стабильной компании в составе ведущей инфраструктурной группы.
- Профессиональный рост в динамичной международной среде.
- Постоянное обучение и поддержка.
- В зависимости от потребностей проекта могут потребоваться командировки в другие места реализации проекта.
Зарплата
2200-2700
€/мес.
брутто
Место работы
COBELEC PS
COBELEC Rail Baltica — это консорциум, образованный испанскими компаниями Cobra Instalaciones y Servicios S.A. (Cobra Group) и Elecnor Servicios y Proyectos. Этот консорциум отвечает за проектирование, строительство и техническое обслуживание тяговых подстанций и системы электрификации 870 км новой высокоскоростной железной дороги. Контракт, оцениваемый в 1,77 млрд евро (без НДС), охватывает полный цикл развертывания подсистемы Rail Baltica Energy (ENE).
Посмотреть все объявления этой компании (5)