Помощник руководителя посла Его Величества

О нас

Посольство Великобритании в Вильнюсе является частью всемирной сети, представляющей британские политические, экономические и консульские интересы за рубежом. В настоящее время мы ищем помощника посла (Executive Assistant to the Ambassador, HMA) для работы в нашей команде в Вильнюсе.

Это прекрасная возможность для энергичного и инициативного человека получить непосредственный опыт в мире международной дипломатии. В качестве помощника посла (HMA) вы будете играть ключевую роль в укреплении двусторонних отношений между Великобританией и Литвой, обеспечивая эффективную и результативную поддержку посла в динамичной обстановке посольства.

Обязанности:

В самом центре работы посольства вы будете управлять динамичным и зачастую напряженным графиком посла, балансируя конкурирующие приоритеты и сохраняя четкое представление о своих обязательствах.

Вы будете тесно сотрудничать с коллегами из всех команд, чтобы обеспечить полную подготовку, хорошее информирование и способность посла эффективно взаимодействовать на самом высоком уровне.


Основные обязанности

Поддержка Посла Его Величества (ПВВ)

• Ведение и контроль графика ПВВ, обеспечение эффективного определения приоритетов, планирования и подготовки к мероприятиям.
• Обеспечение полной готовности ПВВ к мероприятиям путем предварительной координации брифингов и ключевых материалов.
• Организация встреч и мероприятий для ПВВ, включая завтраки, обеды, ужины, приемы и официальные мероприятия.
• Планирование и координация экономически эффективных и действенных транспортных мероприятий.
• Заказ и координация брифинговых пакетов и тезисов для выступлений от соответствующих групп.
• Управление корреспонденцией ПВВ, фильтрация почты и приглашений.
• Взаимодействие с политическими группами для вынесения рекомендаций по принятию или отклонению приглашений, с предоставлением четких обоснований.

Мероприятия и визиты

• Поддержка проведения широкого спектра мероприятий и визитов, от небольших мероприятий в резиденции до крупномасштабных мероприятий посольства.
• Работа с менеджером по резиденции и мероприятиям для координации ключевых мероприятий, включая:

Ежегодный вечер в честь дня рождения короля и Поминальная служба

• Помощь в организации и планировании логистики региональных визитов и приеме высокопоставленных гостей

Административная и секретариатская поддержка

• Составление, форматирование и отправка официальной корреспонденции от имени Его Миссии, включая вербальные ноты и письма министров
• Выполнение функций секретариата на отдельных встречах под председательством Его Миссии (составление повестки дня, ведение протоколов, последующие действия)
• Оказание более широкой административной поддержки в рамках всего посольства, включая корпоративные задачи, координацию внутренних встреч и логистику мероприятий
• Оказание периодической личной поддержки заместителю главы миссии, включая ведение календаря и координацию визитов

Сотрудничество и взаимодействие с заинтересованными сторонами

• Уверенное взаимодействие с высокопоставленными внутренними и внешними заинтересованными сторонами от имени Его Миссии
• Тесное сотрудничество с политическими, корпоративными, оборонными и другими командами посольства для координации деятельности
• Обеспечение высокого уровня обслуживания клиентов и профессионализма во всех взаимодействиях

Вклад в команду

• Вклад в создание позитивной, инклюзивной и благоприятной рабочей культуры
• Обмен знаниями и поддержка обучения коллег Развитие
• Проявите гибкость, умение работать в команде и профессиональную честность

Не упустите эту возможность!

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ, НАВЫКАМ И ОПЫТУ

Наш идеальный кандидат обладает следующими качествами:

• Свободное владение английским и литовским языками (письменным и устным; уровень не ниже C1 по системе CEFR*)
• Высокая организованность и внимательность к деталям
• Доказанная способность расставлять приоритеты, эффективно управлять и выполнять множество конкурирующих задач в сжатые сроки
• Развитые навыки межличностного общения
• Способность эффективно работать в команде
• Позитивный, открытый и гибкий подход
• Уверенные навыки работы с компьютером, в частности с Microsoft Outlook, Teams, Excel и Word
• Готовность и способность анализировать, развивать и совершенствовать существующие системы

ПРИМЕЧАНИЕ: На этапе собеседования, помимо самих собеседований, будет проведена практическая оценка.


ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ, НАВЫКИ И ОПЫТ

Желательно:

• Предыдущий опыт работы на аналогичной должности в сфере поддержки
• Опыт организации мероприятий
• Опыт работы с визитами и соблюдения дипломатического протокола

ТРЕБУЕМЫЕ НАВЫКИ: Умение вносить изменения и совершенствоваться, Коммуникация и оказание влияния, Эффективная работа, Обеспечение качественного обслуживания

Это постоянная должность с полной занятостью, 35 часов в неделю (чистая заработная плата), категория AO.

Возможен гибкий график работы, но, учитывая требования данной должности, большую часть времени предполагается работа в офисе.
Начало работы – как можно скорее, в зависимости от доступности кандидата и продолжительности процесса отбора.

Мы предлагаем:

• Базовую месячную заработную плату 2361 евро (брутто)
• Бонус за результаты работы
• Щедрую программу частного медицинского страхования (после успешного прохождения испытательного срока)
• Сильный акцент на возможностях обучения и развития (электронное обучение, программы развития)
• 35-часовую рабочую неделю с упором на баланс между работой и личной жизнью. Возможна некоторая гибкость в графике работы, но, учитывая требования данной должности, большую часть времени предполагается работа в офисе.
• 22 дня ежегодного отпуска
• 14 государственных праздников
• Пристальное внимание к психическому здоровью и благополучию сотрудников
• Возможность работать в международной среде

Все кандидаты должны иметь право жить и работать в Литве. Британское посольство не спонсирует получение разрешений на работу. На сотрудников, нанятых Британским посольством в Вильнюсе на местном уровне, распространяются Условия и положения службы в соответствии с местным литовским трудовым законодательством.

Требования к визе/разрешению на работу: Кандидаты должны в настоящее время иметь независимое право жить и работать в Литве и быть готовыми обеспечить сохранение этого права на протяжении всего срока действия контракта.

Обратите внимание, что вы несете ответственность за соблюдение всех юридических требований для проживания и работы в этой стране. Разрешения на проживание и работу в Литве должны быть получены до начала работы.

Указанная в объявлении дата начала работы является лишь предполагаемой. Начало работы может быть раньше или позже в зависимости от ряда факторов.

• Более подробная информация о Общеевропейских рамках компетенций владения иностранными языками доступна на веб-сайте CEFR. Пожалуйста, имейте в виду, что в случае приглашения на собеседование ваши языковые навыки будут оцениваться.

Британское правительство — инклюзивный работодатель, приветствующий разнообразие. Мы ценим различия, поддерживаем равенство и боремся с дискриминацией, укрепляя наши организационные возможности. Мы рады видеть и поощряем заявки от людей из всех слоев общества. Мы не допускаем дискриминации по признаку инвалидности, расы, цвета кожи, этнической принадлежности, гендерной идентичности, религии, сексуальной ориентации, возраста, статуса ветерана или других категорий, защищённых законом. Мы предлагаем гибкие условия работы, учитывающие интересы семьи, если это позволяют производственные потребности и требования безопасности. FCDO располагает гибким штатом сотрудников, и для этого вам может потребоваться время от времени выполнять другие обязанности по мере необходимости.

2361 €/мес. брутто

Antakalnio g. 2, Vilnius, Vilniaus m. sav. Рассчитайте время в пути до работы.