Координатор/помощник менеджера в головном офисе

Мы ищем опытного, организованного и отзывчивого человека для обеспечения бесперебойной работы нашего центрального офиса (HQ) в Вильнюсе, создания уютной рабочей атмосферы и оказания ежедневной административной поддержки команде и руководителю.

Мы ценим ответственное отношение, внимание к деталям и способность самостоятельно справляться как с обычной офисной работой, так и с новыми организационными вопросами.

• Вы будете заниматься повседневной офисной деятельностью и заказами: заказывать необходимые инструменты и услуги, взаимодействовать с поставщиками и партнерами по обслуживанию офиса.
• Вы будете встречать гостей и организовывать их пребывание в офисе, подготавливать переговорные комнаты и обеспечивать бесперебойное проведение совещаний.
• Вы будете вести офисную документацию, корреспонденцию и оказывать ежедневную организационную поддержку коллегам в команде HQ.
• Вы будете организовывать поездки для руководителя и команды HQ, управлять бронированиями, сопутствующими документами и отчетами о расходах.
• Вы будете координировать визиты коллег в зарубежные компании группы, организовывать мероприятия для команды HQ и другие согласованные инициативы.
• Вы будете выполнять указания руководителя и акционеров: собирать информацию, находить возможные решения, связываться с необходимыми людьми и обеспечивать выполнение согласованной работы.
• В соответствии с предоставленными полномочиями вы будете взаимодействовать с партнерами, юристами, нотариусами или другими организациями и координировать условия в соответствии с согласованными правилами.
• При необходимости вы будете помогать в организации поиска и отбора сотрудников, а также решать другие порученные кадровые вопросы.

Основная сфера деятельности — головной офис. Вы будете участвовать в решении вопросов других компаний группы в соответствии с конкретными указаниями и согласованными приоритетами.

• Опыт работы в административной сфере, секретарской работе, в качестве помощника руководителя или на аналогичных должностях.
• Организованность, усердие и умение самостоятельно планировать свою работу.
• Приятная, деловая манера общения и внимательность к коллегам и гостям.
• Умение ориентироваться в новой ситуации, определять необходимые задачи и добиваться результата.
• Ответственность, осмотрительность и умение своевременно консультироваться с руководителем при необходимости принятия решения.
• Хорошее знание литовского и английского языков, как устного, так и письменного.
• Хорошие навыки работы с электронной почтой, календарями, документами, ИИ-помощниками и т.д.

Опыт управления документами компании, организации мероприятий или координации отбора персонала будет считаться преимуществом.

2500-2800 €/мес. брутто

Verkių g. 25C, Vilnius Рассчитайте время в пути до работы.