Администратор офиса / Помощник бухгалтера

Мы ищем организованного и надежного администратора офиса/помощника бухгалтера, который обеспечит бесперебойную работу офиса и надежный документооборот между отделами продаж и бухгалтерии.

Управление основной телефонной линией компании и общим почтовым ящиком, ответы на стандартные запросы и перенаправление информации соответствующим коллегам.

Подготовка стандартных договоров и сопутствующих документов с использованием утвержденных шаблонов.

Координация подписания и обеспечение надлежащей регистрации, хранения и быстрого доступа к договорам.

Ведение учета договоров и контроль сроков их действия, продления и выполнения.

Обеспечение своевременного и полного документооборота между отделами продаж и бухгалтерии.

Сбор и проверка счетов-фактур, заказов, актов приемки и другой сопроводительной документации перед отправкой на утверждение и в бухгалтерию.

Контакты с коллегами в случае отсутствия информации, согласований или документов.

Заказ офисных принадлежностей, контроль запасов и обеспечение офиса всем необходимым для повседневной работы.

Прием посетителей и координация входящей и исходящей почты, курьерских услуг и доставок.

Координация практических вопросов с поставщиками офисных услуг, включая техническое обслуживание, уборку, телекоммуникации и оборудование.

Ведение административной документации, касающейся офисного оборудования, карт доступа, ключей, парковки и других ресурсов компании.

Вводить и поддерживать необходимую административную информацию в системах Hanna CRM, Rivilė и других внутренних системах.

Поддержка процесса приема и увольнения сотрудников.

Координация медицинского страхования, обязательных медицинских осмотров и документации по охране труда.

Ведение регулярных административных графиков, реестров и внутренних процедур.

Координация рутинной документации с Центром реестров и другими учреждениями.

Сбор документов и контроль сроков для процессов отчетности по стандартам ISO, импорту и охране окружающей среды.

Организация встреч, командировок и других необходимых мероприятий.

Эти виды деятельности носят административный и координационный характер. Решения по вопросам бухгалтерского учета, юриспруденции, охраны труда, стандартов ISO и экологического соответствия остаются за ответственными коллегами или внешними специалистами.

Опыт работы не менее одного года в сфере административной работы, управления документами, бухгалтерского учета или на аналогичной должности.

Высокие организационные навыки и внимательность к деталям.

Способность доводить задачи до конца и соблюдать сроки без повторных напоминаний.

Профессиональный уровень владения литовским языком (письменным и устным) и хорошее знание английского языка (рабочий уровень).

Уверенное общение с клиентами, поставщиками, организациями и коллегами.

Хорошие навыки работы с Microsoft Office.

Опыт работы с CRM, ERP или системами управления документами.

Опыт работы с Hanna CRM или Rivilė будет преимуществом, но обучение может быть предоставлено.

Базовое понимание бухгалтерской документации и управления договорами будет преимуществом.

Ответственный и осмотрительный подход к конфиденциальной информации компании и сотрудников.

Стабильная и разнообразная должность с четко определенной сферой ответственности.

Важная роль, связывающая офис, отдел продаж и бухгалтерию.

Структурированное вводное обучение и ознакомление с нашими системами и внутренними процедурами.

Возможность улучшить административные процессы и внести свой вклад в формирование должности.

От 1800 €/мес. брутто

Mokslininkų gatvė, Vilnius Рассчитайте время в пути до работы.