Офисный администратор

О компании Desktronic

В Desktronic мы меняем представление о том, как люди работают и живут. Мы разрабатываем и производим эргономичную, инновационную мебель и аксессуары, которые создают более здоровые и продуктивные рабочие места. Продолжая стремительный рост в сфере электронной коммерции, мы расширяем нашу команду, привлекая дальновидных профессионалов, которые хотят оказывать влияние, а не просто выполнять свою работу.

О вакансии

За последние несколько лет компания Desktronic быстро росла, и мы продолжаем масштабироваться. Этот рост порождает растущую потребность в высококвалифицированной и надежной оперативной поддержке, которая обеспечивает бесперебойную работу офиса и позволяет нашей команде сосредоточиться на том, что они делают лучше всего.
Мы ищем администратора офиса, который одинаково хорошо справляется с управлением повседневной работой офиса, координацией с поставщиками и подрядчиками, а также поддержкой коллег из разных отделов. Эта должность идеально подходит для человека, который от природы организован, берет на себя ответственность за свои задачи и получает удовлетворение от того, что все работает бесперебойно.

На этой должности у вас будет возможность стать ключевым звеном в нашей работе, развить свои навыки в широком спектре административных функций и расти вместе с компанией, которая расширяется по всей Европе.

Что вы будете делать:

• Координировать организацию деловых поездок для членов команды — включая транспорт, проживание и все сопутствующие административные вопросы от начала до конца.
• Управлять системами доступа в офис, включая выдачу и заказ карт доступа и ведение точного реестра активных владельцев карт.
• Контролировать распределение парковочных мест и складских помещений в офисе, обеспечивая организованное и справедливое использование для всей команды.
• Размещать и управлять заказами на продукты и расходные материалы для офиса, а также готовить регулярные корзины с закусками, чтобы команда могла поддерживать силы в течение дня.
• Заказывать и поддерживать достаточный запас канцелярских товаров и расходных материалов, предвидя потребности до того, как они станут проблемой.
• Организовывать тренинги для сотрудников от начала до конца — поиск поставщиков, обработка бронирований, координация расписаний и поддержка проведения тренингов в день их проведения.
• Обработка и загрузка входящих счетов через нашу систему управления документами, обеспечение правильного архивирования и своевременной обработки.
• Контроль за выставлением счетов за телефонную связь компании, проведение ежемесячных проверок счетов и координация заказов на новое оборудование по мере необходимости.
• Выполнение функций первого контактного лица в офисе — встреча посетителей, подрядчиков и курьеров на ресепшене, управление процедурами регистрации и решение вопросов технического обслуживания офиса путем регистрации запросов, взаимодействия с поставщиками и активного предложения улучшений рабочей среды.
• Подготовка рабочих мест и ИТ-оборудования для новых сотрудников, обеспечение того, чтобы все было настроено и готово к их первому рабочему дню.
• Поддержка логистики адаптации новых сотрудников — координация графиков вводного обучения, приветственных материалов и доступа к инструментам и системам.
• Управление отношениями с внешними поставщиками услуг, включая клининговые компании, курьерские службы, кейтеринговые компании и поставщиков услуг по обслуживанию помещений.
• Помощь во внутренней коммуникации — составление объявлений, напоминаний и обновлений для информирования команды о делах офиса.
• Поддержка координации корпоративных мероприятий, обедов для команды и выездных мероприятий.
• Помощь в ведении внутренних баз данных, списков контактов и общих библиотек документов, обеспечение точности и доступности информации.

Что от вас потребуется:

• Отличные организаторские навыки и внимание к деталям — вы справляетесь с несколькими задачами одновременно и доводите дело до конца без лишних напоминаний.
• Хорошие навыки письменной и устной коммуникации на литовском и английском языках.
• Уверенное владение инструментами MS 365, в частности Outlook, SharePoint и Teams.
• Проактивный, самоорганизующийся подход: вы определяете, что нужно сделать, и выполняете это.
• Дружелюбное, ориентированное на сотрудничество отношение и готовность предлагать улучшения по мере роста компании.
• Опыт работы с системами управления документами или платформами выставления счетов является преимуществом, но не обязателен.

Что мы предлагаем:

• Конкурентоспособная заработная плата: 2050–2650 евро брутто в месяц (в зависимости от опыта). • Дружный, динамичный коллектив в компании, которая искренне заботится о своих сотрудниках.
• Современный, хорошо оборудованный офис в Вильнюсе.
• Четкое понимание своей роли с первого дня — ваша работа видна и ценится.
• Возможности для развития и роста по мере расширения компании по всей Европе.
• Частное медицинское страхование, годовой бюджет на обучение и современное эргономичное рабочее место.

2050-2650 €/мес. брутто

Žirmūnų gatvė 107, Vilnius, Vilniaus m. sav. Рассчитайте время в пути до работы.