Офисный администратор

О компании Newsec в странах Балтии

Newsec — ведущая сервисная компания в сфере недвижимости, предлагающая полный спектр услуг инвесторам, собственникам недвижимости и арендаторам. Имея сильное присутствие на рынках Скандинавии и Балтии, мы специализируемся на управлении активами в сфере недвижимости, консультировании и инвестиционном менеджменте. С момента основания в 1994 году мы выросли в команду из почти 2500 высококвалифицированных и мотивированных специалистов, предоставляющих первоклассные решения в сфере недвижимости.

О вакансии

Мы ищем организованного и ориентированного на обслуживание офис-менеджера, который обеспечит бесперебойную работу офиса и окажет высококачественную административную поддержку нашей команде. В этой роли вы будете заниматься поддержанием порядка в офисе, координировать работу поставщиков и закупки, управлять документацией, поддерживать внутренние процессы и помогать обеспечивать точное и своевременное решение повседневных административных вопросов.

Это практическая работа для человека, которому нравится наводить порядок, улучшать мелкие повседневные процессы и быть тем, к кому обращаются с вопросами, связанными с офисом. Вы будете тесно сотрудничать с операционным менеджером, бухгалтерией, сотрудниками и внешними партнерами.

Основные обязанности

• Обеспечение бесперебойной работы офиса и поддержание порядка в офисе, включая общие зоны, переговорные комнаты, приемную и другие общие помещения.
• Координация поставок офисных принадлежностей, услуг, поставщиков и коммерческих условий, обеспечение своевременных закупок и наилучших возможных условий.
• Управление корпоративной корреспонденцией, подписками, организацией поездок, отчетами и другой административной документацией.
• Администрирование внутренних документооборотов в системе управления документами, включая бухгалтерские документы, соглашения, акты представительства, документы о деловых поездках, разрешения и запросы на отпуск.
• Поддержка и координация процессов KYC, охраны труда и техники безопасности, отчетности и других административных процессов в сотрудничестве с внутренними командами и внешними партнерами.

Основные требования

• Высшее или университетское образование; степень в области делового администрирования будет считаться преимуществом.
• Не менее 2 лет опыта работы на административной или офисной должности.
• Хорошее знание Microsoft Word и Excel; опыт работы с системами управления документами будет преимуществом.
• Свободное владение литовским языком, хорошее знание английского языка (письменного и устного).
• Внимательность к деталям, ответственность и способность выполнять задачи точно и в срок.
• Умение самостоятельно планировать работу, управлять несколькими задачами и поддерживать порядок в административных процессах.
• Ориентация на обслуживание клиентов, хорошие коммуникативные навыки и умение сотрудничать с различными командами и внешними партнерами.

Что мы предлагаем

• Профессиональный рост и развитие в ведущей компании по недвижимости в Северной Европе.
• Возможность работать над уникальными, масштабными рыночными проектами.
• Профессиональная, опытная и дружная команда.
• Корпоративные праздники, мероприятия и командные традиции.
• Дополнительный выходной день в месяц вашего дня рождения.
• Страхование жизни и от несчастных случаев с первого дня работы в команде.
• Личный бюджет на медицинское страхование (MELP) или дополнительное медицинское страхование после успешного завершения испытательного срока.
• Заработная плата (брутто): 2480-2975€/месяц. Окончательное предложение будет зависеть от вашего опыта, компетенций и способности самостоятельно достигать поставленных целей.

***

2480-2975 €/мес. брутто

Konstitucijos pr. 21c, Vilnius Рассчитайте время в пути до работы.