Офис-менеджер / Помощник руководителя

Предполагается, что эта должность будет развиваться за пределы своего названия. Вы начнете с управления повседневной деятельностью растущего международного инженерного бизнеса. Дальнейшее развитие во многом зависит от вас: маркетинг, работа с клиентами, CRM и создание процессов на основе ИИ, которые будут использоваться всей командой.

Ваша основная задача — обеспечить бесперебойную работу бизнеса. Вы будете оказывать поддержку руководству в повседневной работе, заниматься документацией, от которой зависят наши клиенты и сотрудники, и оптимизировать внутренние процессы. Уже одно это делает вас ключевым звеном в работе компании.
Но мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Мы строим нашу деятельность на основе современных инструментов ИИ, таких как Claude и рабочие процессы на основе агентов, и мы хотим, чтобы человек на этой должности создавал процессы на их основе, обучал коллег их использованию и со временем помогал нам в маркетинге, работе с клиентами и CRM. Для подходящего кандидата это станет чем-то большим, чем просто административная работа, и ваши обязанности, должность и заработная плата будут расти вместе с этим.

Что вы будете делать:

• Оказывать поддержку руководству в повседневной работе: ведение переписки, организация поездок, подготовка к встречам и последующие действия.
• Работа с документацией клиентов: подготовка и отслеживание предложений, заказов на закупку, контрактов, табелей учета рабочего времени и подтверждающих документов для выставления счетов международным клиентам.
• Работа с документацией сотрудников: трудовые документы, оформление на работу, заявления на отпуск, записи об обучении и другие административные вопросы в сфере управления персоналом, при необходимости сотрудничество с нашим бухгалтером.
• Поддержание порядка в документации: ведение корпоративных шаблонов, реестров и структуры хранения документов, чтобы информация была легкодоступной и всегда актуальной.
• Разработка процессов: выявление повторяющихся задач, для которых еще нет процедуры, разработка эффективного процесса, его документирование и обеспечение его соблюдения по мере роста команды.
• Внедрение ИИ: помощь в создании рабочих процессов на основе инструментов и агентов ИИ, а затем обучение команды их использованию для любых задач, для которых существует процесс.
• Коммуникация: взаимодействие с клиентами, поставщиками и нашим бухгалтером на английском и литовском языках по электронной почте, телефону и видеосвязи.

Что мы ищем:

• Отличное знание английского языка, письменного и устного (уровень C1 или эквивалент). Большая часть наших документов и ежедневного общения ведется на английском языке, и часть собеседования также будет проходить на английском.
• Свободное владение литовским языком для решения местных вопросов трудоустройства и административных задач.
• Проактивный, самостоятельный стиль работы. Вы замечаете, что нужно сделать, и делаете это, не дожидаясь инструкций, и вам комфортно в условиях неопределенности молодой компании.
• Процессный подход. Вы уже создавали или совершенствовали рабочие процедуры, или можете продемонстрировать нам свой опыт: контрольные списки, шаблоны, системы и стандартные операционные процедуры, которые пережили вас.
• Уверенное владение MS Office, особенно Word и Excel, и быстрое освоение новых цифровых инструментов.

Большим преимуществом, хотя ни один из перечисленных пунктов не является обязательным: опыт работы с CRM-системами, администрированием HR, маркетингом или инструментами искусственного интеллекта, такими как Claude, ChatGPT или Copilot, используемыми для построения реальных рабочих процессов. Мы приветствуем как опытных администраторов, так и кандидатов на ранних этапах карьеры с явным потенциалом.


Что мы предлагаем:

• Заработная плата от 2000 до 3000 евро брутто в месяц, в зависимости от вашего опыта. Диапазон отражает начальный уровень; по мере развития должности заработная плата пересматривается.
• Должность с реальными перспективами карьерного роста в области маркетинга, CRM, взаимодействия с клиентами и управления процессами с использованием ИИ. Вы будете формировать процессы, а не наследовать их.
• Рабочее место, ориентированное на ИИ: мы строим наши методы работы вокруг современных инструментов ИИ, и вы будете в центре этого процесса, получая обучение и возможности для экспериментов.
• Инвестиции в ваше развитие: мы уже обучаем инженерных стажеров и студентов с нуля, и мы будем инвестировать в вас таким же образом.
• Гибридная работа из нашего офиса в Вильнюсе с гибкими условиями после того, как вы освоитесь.
• Непосредственное ежедневное взаимодействие с командой менеджеров и широкий опыт работы в международной консалтинговой компании, от подготовки предложений до реализации проектов.

Как подать заявку:
Отправьте свое резюме и краткое сопроводительное письмо на английском языке по адресу [адрес электронной почты] с темой письма «Администратор». В письме расскажите об одном процессе, который вы разработали или усовершенствовали на работе или в другом месте, и, если таковой имеется, приведите пример использования инструментов ИИ в реальной работе. Мы рассматриваем заявки по мере их поступления и свяжемся с отобранными кандидатами для проведения собеседования.

2000-3000 €/мес. брутто

Žirmūnų g. 139, LT-09120 Vilnius Рассчитайте время в пути до работы.