Офис-менеджер/ассистент отдела кадров

Мы ищем организованного и инициативного офис-менеджера и помощника по кадровым вопросам для работы в нашей литовской команде, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса и оказывать поддержку нашей команде. В обязанности входит административная работа и координация кадровых вопросов, таких как управление корреспонденцией, поставками, охраной труда и техникой безопасности, организацией командировок, корпоративных мероприятий и другими задачами. Идеальный кандидат должен быть адаптивным, внимательным к деталям и уметь создавать гостеприимную и эффективную рабочую атмосферу. Эта должность предлагается на условиях срочного контракта на 1,5 года в связи с декретным отпуском.

Основные обязанности:

Обеспечение бесперебойной работы офиса, от обработки входящих звонков, электронных писем и корреспонденции до приема гостей; управление офисными принадлежностями и оборудованием для поддержания хорошо организованного, функционального и комфортного рабочего пространства, выступая в качестве первого контактного лица по вопросам, связанным с офисом, от сотрудников;
Взаимодействие с поставщиками и управляющей компанией здания для решения офисных вопросов и обеспечения бесперебойной работы;
Управление процессами охраны труда и техники безопасности в координации с внешними поставщиками, включая организацию медицинских осмотров сотрудников и ведение соответствующей документации;
Ответственность за процесс возвращения в офис и администрирование системы управления рабочим местом (бронирование рабочих мест);
Координация деловых поездок, включая консультации с сотрудниками, подготовку заказов и решение вопросов, связанных с визами;
Управление системой BambooHR, включая учет сотрудников и раздел отпусков;
Подготовка различных документов, связанных с сотрудниками (например, справок, приказов, документов для социального страхования, налоговой службы и других);
Взаимодействовать с бухгалтерией, предоставляя информацию об отпусках, командировках и оказывая поддержку в расчете заработной платы (включая Rivile);

Управлять процессами сверхурочной работы и дежурства;
Поддерживать процессы приема и увольнения сотрудников;
Организовывать мероприятия по тимбилдингу и офисные праздники; сотрудничать с отделом кадров в организации крупных корпоративных мероприятий.
Оказывать поддержку отделу кадров Вильнюса в различных проектах, связанных с управлением персоналом, по мере необходимости.

Опыт работы в сфере управления и администрирования офиса;
Высокие организаторские способности и навыки тайм-менеджмента, а также отличное внимание к деталям;
Высокие навыки решения проблем и способность конструктивно разрешать конфликты;
Свободное владение литовским и английским языками (письменным и устным);
Проактивный и творческий подход, готовность учиться и развиваться в сфере управления персоналом;
Адаптивность и гибкость в меняющихся или непредвиденных ситуациях, сохраняя при этом позитивный настрой;
Способность предлагать идеи и предложения по улучшению процессов, брать на себя ответственность и действовать соответствующим образом;
Умение работать в команде, эффективно сотрудничать;
Высокие навыки межличностного общения и способность строить позитивные отношения;
Владение программами Microsoft Office и Google Suite (Word, Excel, PowerPoint и др.);
Знание стандартного офисного оборудования (принтеры, сканеры, копировальные аппараты и т. д.);
Быстрая обучаемость и адаптация к новому программному обеспечению и офисным инструментам.

Работайте с лучшими специалистами и замечательными коллегами, экспертами в отрасли и технологиях. Работайте в масштабируемой гибкой среде, в разнообразных, многокультурных и кросс-функциональных командах.
Мы — глобальная и современная компания-разработчик программного обеспечения, создающая первоклассные корпоративные продукты в сфере страховых технологий, основанные на передовых технологиях (микросервисы, реактивное программирование, облачные технологии, непрерывная доставка).
Мы предлагаем нашим сотрудникам возможность принимать решения, влияющие на рост компании.
Мы предлагаем свободу — выстраивайте свою карьеру с помощью программ развития и захватывающих возможностей глобальной мобильности (у нас удаленная и глобальная культура).
Привлекательные компенсационные пакеты (включая повышение заработной платы на основе заслуг).
Медицинское страхование.
Мы работаем с новейшими ноутбуками Apple Macbook.

• Обратите внимание, что мы будем рассматривать только заявки от кандидатов, имеющих действующее разрешение на работу в месте, указанном в описании вакансии.

1800-2100 €/мес. брутто