Офис-менеджер

Наша команда по управлению персоналом (HR) играет ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы Baltic Amadeus. Мы занимаемся всем: от адаптации новых сотрудников, расчета заработной платы и администрирования льгот до поддержания позитивной атмосферы в офисе и поддержки повседневной деятельности. Команда обеспечивает коллег всем необходимым для сосредоточения на работе, создавая при этом атмосферу сотрудничества и дружелюбия.

В качестве офис-менеджера вы будете центральным контактным лицом в нашем головном офисе, выполняя различные задачи, обеспечивающие бесперебойную работу офиса. Вы будете тесно сотрудничать с командами по всей компании, управляя основными операционными обязанностями и способствуя поддержанию позитивной, хорошо организованной офисной культуры. Эта должность идеально подходит для инициативного, эффективного и опытного специалиста, умеющего работать в режиме многозадачности. Работа полностью на территории головного офиса, с поддержкой около 50 сотрудников, работающих в головном офисе каждую неделю.

✔️Обработка и регистрация счетов-фактур: эффективное оформление регистрации счетов-фактур, обновление внутренних систем и взаимодействие с финансовым отделом по мере необходимости (примерно 20% рабочего времени).

✔️Управление офисными помещениями: поддержание их в надлежащем состоянии, чистоте и порядке.

✔️Заказ и организация питания, включая закуски, канцелярские товары и продукты питания.

✔️Контроль за техническим обслуживанием офисного оборудования и обеспечение соблюдения экологических норм.

✔️Координация работы с посетителями и гостями: приветствие и помощь гостям в дружелюбной и профессиональной манере.

✔️Обработка общих запросов по электронной почте и переадресация сообщений в соответствующие отделы.

✔️Загрузка внешних официальных документов во внутренние системы.

✔️Координация еженедельной входящей/исходящей почты и доставок.
✔️Обработка заявок на получение пропусков для сотрудников и создание тикетов в Jira.

✔️Планирование и поддержка периодических корпоративных мероприятий.

✔️Не менее 1 года подтвержденного опыта работы на должностях в сфере управления офисом, административной работы, работы помощником или оперативного управления.

✔️Владение MS Office или аналогичными инструментами. Знание внутренних систем, таких как Jira, будет считаться преимуществом.

✔️Свободное владение литовским и английским языками (уровень не ниже B2, письменная и устная речь).

✔️Отличные навыки многозадачности, позитивный настрой и готовность к работе.

✔️Сильные коммуникативные навыки и инициативность в прогнозировании потребностей и эффективном решении проблем.

✔️Возможность работать в головном офисе (ул. Львово, Вильнюс) пять дней в неделю.

✔️Бюджет на обучение. Инвестируйте в свое развитие – будь то местный или международный курс, тренинг или конференция – с годовым бюджетом, равным 50% вашей ежемесячной зарплаты (чистой).

✔️Культура экспертных знаний. Благодаря нашим технологическим сообществам мы способствуем непрерывному обучению, сотрудничеству и обмену опытом, создавая платформу для обмена знаниями, развития навыков и отслеживания отраслевых тенденций.

✔️Благополучие. Получайте доступ к разнообразным внутренним и внешним мероприятиям, способствующим эмоциональному, физическому, финансовому и личному благополучию. Мы также предлагаем частное медицинское страхование и пенсионные накопления третьего уровня, помогая вам планировать свое будущее.

✔️Реферальная программа. У вас есть талантливые друзья? Порекомендуйте их нам и получите бонус за каждого успешно привлеченного вами сотрудника.

✔️Оплачиваемый отпуск для получения высшего образования. Возьмите оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов или написания диссертации. Мы знаем, что совмещать учебу и карьеру может быть непросто.

✔️Весело. Присоединяйтесь к нашим мероприятиям по тимбилдингу или пообщайтесь на традиционных вечеринках BA. Мы бросаем себе вызов, участвуя в различных мероприятиях: от викторин до скалолазания, от бадминтона до сапсерфинга и многого другого.

✔️Ежемесячная зарплата евро (брутто). У вас другие ожидания? Мы готовы рассмотреть вашу компенсацию в зависимости от ваших навыков и опыта.

1600-2800 €/мес. брутто