OPERACIJŲ IR ADMINISTRACIJOS VADOVAS / CEO DEŠINIOJI RANKA

Ieškome žmogaus, kuris padėtų CEO paversti greitai augančią ir dinamišką įmonę į aiškiai valdomą sistemą.

Tai nėra klasikinė administratoriaus pozicija.

Jūsų užduotis bus užtikrinti, kad žmonės žinotų, kas už ką atsakingas, susitarimai būtų įvykdomi laiku, procesai veiktų, o kasdieniai organizaciniai klausimai būtų išsprendžiami nepasiekdami CEO.

Misija

Sukurti ir palaikyti veikiančią operacinę sistemą, kurioje:

• aiškios atsakomybės;
  
• konkretūs terminai;
  
• matomi rezultatai;
  
• problemos eskaluojamos laiku;
  
• sprendimai įgyvendinami;
  
• CEO gali didžiąją dalį savo laiko skirti augimui, strategijai, pardavimams ir partnerystėms.

• Ne mažesnė kaip 3–5 metų patirtis operacijų, projektų, procesų, administracijos ar verslo koordinavimo srityje.
  
• Patirtis valdant komandą arba reikšmingus tarpdepartamentinius projektus.
  
• Labai stiprus vykdymo gebėjimas – ne tik suplanuoti, bet ir užbaigti.
  
• Gebėjimas dirbti aplinkoje, kurioje vienu metu vyksta daug pokyčių.
  
• Gebėjimas greitai nustatyti, kas svarbiausia, ir atsisakyti to, kas tuo metu nėra prioritetas.
  
• Gebėjimas savarankiškai priimti sprendimus.
  
• Gebėjimas vadovauti žmonėms ne tik per palaikymą, bet ir per aiškią atsakomybę.
  
• Gebėjimas pasakyti „ne“, „ne dabar“ arba „taip, bet dėl to turime nukelti X“.
  
• Analitinis mąstymas ir gebėjimas problemas paversti konkrečiais sprendimais.
  
• Puikūs organizaciniai ir prioritetų valdymo įgūdžiai.
  
• Gebėjimas dirbti tiesiogiai su stipraus tempo CEO ir nepasimesti keičiantis situacijai.
  
• Konfliktų valdymo ir derybų įgūdžiai.
  
• Patirtis su ERP sistemomis; Odoo – didelis privalumas.
  
• Gera anglų kalba žodžiu ir raštu.
  
• Gera rusų kalba žodžiu.
  
• B kategorijos vairuotojo pažymėjimas.
  

Dideli privalumai

• Patirtis sparčiai augančioje įmonėje.
  
• Patirtis įvedant tvarką į ne iki galo susistemintą organizaciją.
  
• Patirtis su KPI ir susitarimų vykdymo kontrole.
  
• Patirtis automotive, serviso, nuomos ar prekybos versle.
  
• Patirtis dirbant tiesiogiai su įmonės savininku / CEO.

Po metų šiame darbe Jūs būsite pasiekęs (-usi)

• CEO beveik nebesprendžia kasdienių operacinių ir administracinių klausimų.
  
• Komanda aiškiai žino savo atsakomybes.
  
• Susitarimai turi atsakingus žmones ir terminus bei yra užbaigiami.
  
• Vėluojantys klausimai yra matomi ir eskaluojami dar iki termino.
  
• Administraciniai ir finansiniai procesai vyksta laiku.
  
• Odoo ir kitos sistemos naudojamos kaip realus darbo įrankis.
  
• Vadovų susitikimuose analizuojami rezultatai ir priimami sprendimai, o ne ieškoma informacijos.
  
• Klientų eskalacijos sprendžiamos greitai ir profesionaliai.
  
• CEO didžiąją dalį savo laiko skiria pardavimams, strategijai, augimui ir partnerystėms.

1. Operacijų ir susitarimų vykdymo kontrolė

• Užtikrinti, kad komandos susitarimai būtų paverčiami konkrečiais veiksmais, atsakingais žmonėmis ir terminais.
  
• Kontroliuoti, kad užduotys nebūtų paliekamos „in progress“ be aiškaus deadline.
  
• Stebėti vėluojančius, blokuojamus ir neįvykdytus klausimus bei inicijuoti jų sprendimą.
  
• Organizuoti ir vesti savaitinių susitarimų kontrolę.
  
• Užtikrinti, kad priimti sprendimai būtų įgyvendinti, o ne liktų susitikimų protokoluose.
  
• Aiškiai eskaluoti CEO tik tuos klausimus, kuriems tikrai reikalingas jos sprendimas.
  

2. Procesų valdymas ir tobulinimas

• Identifikuoti, kur įmonėje kyla pasikartojančios problemos ir „gaisrai“.
  
• Kurti paprastus ir veikiančius procesus, o ne perteklinę biurokratiją.
  
• Prižiūrėti procesų diegimą Odoo ir kitose sistemose.
  
• Užtikrinti, kad procesai būtų realiai naudojami komandos, o ne tik aprašyti dokumentuose.
  
• Nuolat vertinti, ką galima supaprastinti, automatizuoti ar perduoti kitam atsakingam žmogui.
  
• Valdyti registracijų, draudimų, lizingo dokumentų ir kitų administracinių procesų kontrolę.
  

3. Komandos koordinavimas ir atsakomybės kultūra

• Užtikrinti, kad kiekviena funkcija turėtų aiškų atsakingą žmogų.
  
• Reikalauti rezultatų ir terminų laikymosi, kartu padedant žmonėms išspręsti realius blokatorius.
  
• Gebėti atskirti, kada žmogui reikia pagalbos, o kada reikia aiškiai pareikalauti atsakomybės.
  
• Koordinuoti bendrus klausimus tarp pardavimų, serviso, nuomos ir administracijos.
  
• Neperimti kitų žmonių darbų, o užtikrinti, kad juos atliktų tinkamas atsakingas žmogus.
  

4. Administracijos ir finansų koordinavimas

• Koordinuoti darbą su išorine buhalterijos įmone.
  
• Užtikrinti savalaikį dokumentų ir informacijos pateikimą.
  
• Prižiūrėti skolų, mokėjimų, sąskaitų ir finansinių dokumentų tvarką.
  
• Kontroliuoti administracinių ir finansinių terminų laikymąsi.
  
• Užtikrinti, kad vadovybei reikalinga informacija būtų paruošta iki susitikimų, o ne skaičiuojama jų metu.
  

5. CEO dešinioji ranka

• Perimti kasdienius organizacinius ir koordinacinius klausimus.
  
• Filtruoti problemas prieš joms pasiekiant CEO.
  
• Į CEO ateiti ne tik su problema, bet ir su siūlomu sprendimu.
  
• Padėti CEO susidėlioti prioritetus ir apsaugoti komandą nuo chaotiško prioritetų keitimo.
  
• Jei atsiranda naujas CEO prioritetas, aiškiai įvardinti, ką dėl to reikia perkelti, sustabdyti ar atidėti.
  
• Gebėti konstruktyviai nesutikti su CEO, jei sprendimas kelia riziką procesams, terminams ar komandai.
  
• Ruošti informaciją vadovų susitikimams ir prižiūrėti sprendimų įgyvendinimą.

3300-3700 €/mėn. neatskaičius mokesčių

Lubinų g. 12a, Avižieniai, Vilniaus r. sav. Apskaičiuokite kelionės laiką iki darbo