РУКОВОДИТЕЛЬ ОПЕРАТИВНОГО И АДМИНИСТРАТИВНОГО ОТДЕЛА / ПРАВАЯ РУКА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

Мы ищем человека, который поможет генеральному директору преобразовать быстрорастущую и динамичную компанию в четко управляемую систему.

Это не классическая административная должность.

Ваша задача будет заключаться в обеспечении того, чтобы люди знали, кто за что отвечает, чтобы соглашения выполнялись вовремя, процессы работали, а ежедневные организационные вопросы решались без обращения к генеральному директору.

Миссия

Создать и поддерживать функционирующую операционную систему, в которой:

• четко определены обязанности;
• установлены конкретные сроки;
• видны результаты;
• проблемы своевременно доводятся до сведения руководства;
• решения внедряются;
• генеральный директор может большую часть своего времени уделять развитию, стратегии, продажам и партнерским отношениям.

• Опыт работы в операционной деятельности, проектах, процессах, администрировании или координации бизнеса не менее 3-5 лет.
• Опыт управления командой или крупными межведомственными проектами.
• Очень сильные навыки выполнения задач – не только планирования, но и завершения.
• Способность работать в условиях постоянных изменений.
• Способность быстро определять наиболее важные задачи и отбрасывать то, что в данный момент не является приоритетным.
• Способность принимать решения самостоятельно.
• Способность руководить людьми не только оказывая поддержку, но и четко определяя ответственность.
• Способность говорить «нет», «не сейчас» или «да, но для этого нам нужно отложить X».
• Аналитическое мышление и способность превращать проблемы в конкретные решения.
• Отличные организаторские навыки и навыки управления приоритетами.
• Способность работать напрямую с быстро развивающимся генеральным директором и не теряться в меняющейся ситуации.
• Навыки управления конфликтами и ведения переговоров.
• Опыт работы с ERP-системами; Odoo – большое преимущество.
• Хорошее знание английского языка (устно и письменно). - Хорошее знание русского языка (устная речь).
• Водительские права категории B.

Большие преимущества:

• Опыт работы в быстрорастущей компании.
• Опыт наведения порядка в не полностью систематизированной организации.
• Опыт работы с KPI и контроля выполнения соглашений.
• Опыт работы в автомобильной, сервисной, прокатной или торговой сфере.
• Опыт работы непосредственно с владельцем/генеральным директором компании.

За год работы на этой должности вы добьетесь следующих результатов:

• Генеральный директор практически перестал принимать решения по повседневным оперативным и административным вопросам.
• Команда четко знает свои обязанности.
• Соглашения заключаются с ответственными лицами и в установленные сроки, и выполняются.
• Задержки выявляются и передаются на рассмотрение вышестоящим инстанциям до истечения срока.
• Административные и финансовые процессы выполняются вовремя.
• Odoo и другие системы используются как реальный рабочий инструмент.
• Результаты анализируются, и решения принимаются на совещаниях руководства, а не путем поиска информации.
• Проблемы, возникающие у клиентов, решаются быстро и профессионально.
• Генеральный директор большую часть своего времени посвящает продажам, стратегии, развитию и партнерским отношениям.

1. Контроль выполнения операций и соглашений

• Обеспечение преобразования командных соглашений в конкретные действия, ответственных лиц и сроки.
• Контроль за тем, чтобы задачи не оставались «в процессе» без четкого крайнего срока.
• Мониторинг задержек, блокировок и невыполненных задач и инициирование их решения.
• Организация и проведение еженедельного контроля выполнения соглашений.
• Обеспечение выполнения принятых решений, а не их фиксации в протоколах совещаний.
• Четкое доведение до сведения генерального директора только тех вопросов, которые действительно требуют ее решения.

2. Управление и совершенствование процессов

• Выявление повторяющихся проблем и «кризисных ситуаций» в компании.
• Создание простых и работающих процессов, а не избыточной бюрократии.
• Контроль за внедрением процессов в Odoo и других системах.
• Обеспечение фактического использования процессов командой, а не просто их описания в документах.
• Постоянная оценка того, что можно упростить, автоматизировать или делегировать другому ответственному лицу.
• Управление контролем регистрации, страхования, лизинговых документов и других административных процессов.

3. Координация работы команды и культура ответственности

• Обеспечьте наличие четкого ответственного лица в каждой функции.
• Требуйте результатов и соблюдения сроков, помогая при этом людям решать реальные проблемы.
• Умейте различать ситуации, когда человеку нужна помощь, и ситуации, когда необходимо четко определить ответственного человека.
• Координируйте общие вопросы между отделами продаж, обслуживания, аренды и администрирования.
• Не берите на себя чужую работу, а обеспечьте ее выполнение ответственным лицом.

4. Координация административной и финансовой деятельности

• Координируйте работу с внешней бухгалтерской компанией.
• Обеспечьте своевременную подачу документов и информации.
• Контролируйте порядок дебиторской задолженности, платежей, счетов-фактур и финансовых документов.
• Контролируйте соблюдение административных и финансовых сроков.
• Обеспечьте подготовку необходимой руководству информации до совещаний, а не ее расчет во время них.

5. Правая рука генерального директора

• Берите на себя решение повседневных организационных и координационных вопросов.
• Отфильтровывайте проблемы до того, как они дойдут до генерального директора.
• Обращайтесь к генеральному директору не только с проблемой, но и с предлагаемым решением.
• Помогать генеральному директору расставлять приоритеты и защищать команду от хаотичных изменений приоритетов.
• Если возникает новый приоритет генерального директора, четко определять, что необходимо перенести, остановить или отложить.
• Уметь конструктивно не соглашаться с генеральным директором, если решение представляет риск для процессов, сроков или команды.
• Подготавливать информацию для совещаний руководства и контролировать выполнение принятых решений.

3300-3700 €/мес. брутто

Lubinų g. 12a, Avižieniai, Vilniaus r. sav. Рассчитайте время в пути до работы.